Journal

Réunion d’équipe du 23 août 2019

Saison 2 : retour siecle

Pour finir la saison 2, nous avons encore un peu de boulot sur le retour SIECLE. Disons, surtout des tests et des améliorations UX. Nous allons, en même temps, ouvrir le service. Des établissements commencent à le demander. Rendez vous pris pour lundi matin pour commencer.

Proximité personnes utilisatrices

Un apprentissage de la saison 2 : nous n’avons pas été assez à l’écoute des personnes utilisatrices. Nous souhaitons batir une manière de faire où nous allons basé nos décisions sur des retour utilisatrices.

Cela implique d’explorer plus de technique de recherche utilisateur, par le biais, par exemple, d’interviews et d’autres outils.

Documenter publiquement

Nous allons documenter nos décisions, peut-être a travers ce journal, peut-être ailleur.

Nous avons également beaucoup de documents dans le répertoire doc, nous aimerions les rendre accessible depuis l’application.

Poser des hypothèses

Nous allons poser quelques hypothèses de travail, et les documenter dans le doc doc/hypotheses.

Budget

Nous avons le budget nécessaire pour avancer jusqu’à la fin de la convention (fin octobre). Nous avons la possibilité de nous faire aider d’une personne pour récolter des informations auprès des personnes utilisatrices de dossiersco en saison 2 et de faire une petite recherche de personnes qui pourraient être intéressées pour une saison 3.

Orientation

Est-ce que DossierSCO correspond aux attentent d’un segment d’établissement ?

Nous n’avons pas les données permettant de répondre objectivement. Nous avons besoin de d’interviewer les établissements ayant utilisé dossiersco en juin dernier pour récolté des informations.

Nous n’avons pas envie de pousser le déploiement à ce stade. Nous aimerions d’abord vérifier que le produit correspond aux attentes, voir, modifier le produit pour le faire correspondre.

En accompagnant les établissements durant le retour vers SIECLE, nous allons essayer de récolter leurs retour à ce sujet.

18e semaine - du 10 mai avril au 16 mai

Du support, des inscrits et du crédit budgetaire !

Changement des cérémonies de l’équipe

La matinale :

  • 2mn par personne
  • ce qu’on va faire, ce qui nous bloque
  • scribé

Journal quotidien :

  • chacun écrit ce qu’il a fait
  • s’il le souhaite ce qu’il a ressenti

Retrospective :

  • en fin de semaine (itération)

Et aussi

17e semaine - du 6 mai avril au 9 mai

Stop ou encore ?

  • Fin de la campagne de communication : certains ambassadeurs très moteurs pour contacter d’autres établissements
  • Pierre soulagé : « je vais pouvoir me reconcentrer sur l’application »
  • Madeleine, de la cité scolaire « La Fontaine » passe souvent voir Pierre, elle est très moteur et motivée; elle est d’une grande aide sur les discussions autour des options.
  • Épée de Damoclès au dessus de la tête : avenant toujours pas renouvellé, impact fort sur le sous-traitant. Les délais de paiement de l’Etat sont difficilement compatibles avec les petites structures et crée un risque opérationnel sur les projets.
  • Création d’une FAQ augmentant l’autonomie des établissements et des ambassadeurs
  • Il n’y a pas que les personnes qui font du développement qui utilise les outils de versionning (git) :-)
  • Pierre n’est plus seul à contacter des établissements
  • Début de travail en UX qui commence à porter ses fruits

Tickets

16e semaine - du 29 avril au 3 mai

Décollage imminent

Acquisition

  • Emails aux ambassadeurs académie
  • Carte des ambassadeurs DossierSCO saison 2

Animation de communauté et communication

  • Abonnement à la lettre d’info
  • Réalisation du premier tutoriel “Configurer sa campagne d’inscription DossierSCO” + lien
  • Ajout de liens “Lire le blog” - “S’abonner à la lettre d’infos” en footer
  • Ajout de l’environnement de démo dans la page “A propos”

Travailler ensemble

  • Environnements de travail. Temps d’adaptation en changeant d’outil dans un moment où le travail est dense. On reste sur la configuration actuelle mais on ne peut pas forcément se permettre d’adopter maintenant des choses avec lesquelles certain.es membres de l’équipe ne sont pas tout à fait à l’aise.
  • Semaine d’adaptation aux rituels d’équipe distribuée et asynchrone : la planification, les points équipe quotidiens, la démo/journal/rétro. Besoin de clarification des objectifs et les temps de rencontre.
  • Jardiner le backlog : reprendre une régularité de rdv entre nous pour garder un backlog clair et priorité.
  • Le code source et le backlog est déplacé sur gitlab

Budget

  • Inquiétude au sujet du refinancement

UX

  • Recrutement de premières personnes pour entretiens utilisateur saison 2.
  • Organisation d’un rendez-vous pour s’accorder sur les manières de travailler ensemble.
  • Familiarisation de Maïtané avec les potentiels futurs parcours utilisateurs, bouillonnement d’idées.

Chasse aux bugs

  • Le contact avec les utilisateurs nous permet de débusquer des bugs et de les corriger. Cette semaine, correction d’un réglage sur les MEF.

Tickets

Dev

15e semaine - du 19 avril au 25 avril

7 ambassadeurs s’engagent pour DossierSCO

Vie de l’équipe

  • l’équipe grandit sans poser de cloison entre celleux qui programment et celleux qui bizdev
  • C’est bien de garder les rituels : lundi pour s’accorder (planification), jeudi pour constater et rectifier (démo/rétro)
  • Nous avons tous été en distribué toute la semaine, et pour le moment ça se passe toujours bien
  • Pour garder le contenu proche, nous allons déplacer le repo de code sous Gitlab, pour le placer proche des repos privés de gestion d’acquisition, d’entreprenariat et autre. Fini le keybase pour le privée et le github pour le public. Attention à garder un lien mirroring sur github.

Développement

Intraprenariat

14e semaine - du 15 avril au 18 avril

l’équipe s’étoffe

Vie de l’équipe

  • C’est pas confortable de fermer une itération en début de semaine; préserver un créneau, même très court, pour fermer l’itération.
  • C’est une pratique intéressante de se retrouver en équipe (large) en début de semaine pour ouvrir l’itération. A refaire, ça permet de définir le focus de la semaine. Pas la peine de faire un truc trop long.
  • Pour communiquer sur les changements sur DossierSCO, le blog semble être plus simple à utiliser / renseigner. À partir du journal et d’une discussion avec l’équipe, nous devrions pouvoir écrire un article par semaine.
  • On dois vérifier que les messages transmis ont bien été reçu.
  • C’est chouette d’avoir découvert au bout d’une semaine seulement que nous avons eu un loupé de communication.
  • Si ça arrive à nouveau, nous pourrions peut-être ajouter une colonne « en attente »
  • Le blog dossiersco est accessible ! https://blog.dossiersco.fr/
  • 17 établissements connecté au moins une fois sur DossierSCO

Développement

Intraprenariat

  • la DNE et la DGESCO s’intéressent au produit, et on aime ça.
  • On a commencer les tests de retour dans siecle; le fichier XML généré semble ne pas être au bon format. Nous n’avons pas le bon fichier XSD peut-être ?

13e semaine - du 5 avril au 14 avril

L’équipe gagne en maturité, c’est bon signe pour passer à l’échelle

Vie de l’équipe

  • La réunion hebdo avec la DNE est décalée…
  • Nous n’avons pas partagé la « charte » fourni par la DNE à propos des téléservices. A faire: le partager dans le repertoire doc de l’application.
  • Comment organiser le support pour rester agréable et efficace avec les agents des établissements
  • Nous allons faire un screencast pour présenter DossierSCO, un autre pour présenter l’interface famille, et un autre pour l’interface agent.
  • L’équipe ne va plus beaucoup au 110 Bis lab.
  • L’habitude du point de 14h n’est pas encore bien installé
  • C’est chouette de pouvoir utiliser le slack si jamais on a envie de partager des trucs en dehors du point
  • Très sympa d’accueillir Noémie et Maïtanée en renfort dans l’équipe ;-)
  • Nous pourrons nous servir du blog pour parler, entre autre, des nouvelles fonctionnalités livrées

Développement

Intraprenariat

  • Un établissement c’est inscrit en autonome, il n’a pas faire l’import siecle, il a créé lui même les options et les MEF
  • Dossiersco s’équipe d’un blog (pour le moment accessible uniquement en HTTP)
  • Nous allons pouvoir communiquer plus largement (de la documentation, de l’information, du partage communautaire
  • Des collèges approchent DossierSCO d’eux même, et ça c’est bien :)

12e semaine - du 30 mars au 4 avril

Des chartes et des communautés

Vie de l’équipe

  • Comment contacter les établissements, sans le faire au téléphone un par un ?
  • Aider des ambassadeurs pour « vendre » dossiersco dans les établissements
  • Informer les recteurs que nous allons envoyer des vagues de mails aux établissements
  • Organiser des rencontres ambassadeurs aux endroits où Christophe va se rendre
  • Les participantes et participants de l’OpenLab sont très emballé-e-s
  • Mise en place d’une page de suivi de l’embarquement des établissemens
  • Nous focalisons les développements sur certains points particuliers plutôt que d’arroser sur tout les sujets
  • Nous travaillons de plus en plus de manière distribué, nous mettons en place une point quotidien (pour ceux qui travaillent ce jour là) à 14h

Développement

Intraprenariat

  • Rédaction de la charte d’adhésion d’un établissement à DossierSCO et test sur un premier client
  • Rédaction de users stories suite à l’openlab
  • Premiere piste pour les indicateurs de succès
  • Premier courrier autorisant l’expérimentation de DossierSCO dans une académie

11e semaine - du 22 au 29 mars

Openlab prometteur, approfondissement de nos relations institutionnelles

Vie de l’équipe

  • Semaine consacrée à la préparation de l’openlab qui nous fait nous concentrer sur l’existant de DossierSCO et relever des bugs
  • Embarquer de nouveaux collèges par nous-mêmes, sans attendre le relais académique, est désormais la priorité
  • Premier openlab où l’on a pu vérifier une fois de plus que l’équipe était soudée
  • Un grand merci à l’équipe du 110Bis pour son aide sur l’openlab (coucou Eve-Amélie !)
  • Bon premier contact avec Noëmie qui va mener des entretiens utilisateurs

Développement

Intraprenariat

  • Préparation de l’openlab
  • Un partenariat se noue avec la DNE
  • La communauté DossierSCO naît sous nos yeux à l’openlab
  • L’openlab a donné à Stephane une idée pour la suite : un openlab ambassadeur

10e Semaine - du 15 au 21 mars

S.T.R.U.C.T.U.R.A.T.I.O.N.

Vie de l’équipe

  • On a commencé une liste des questions à propos de SIECLE
  • Pierre prend confiance en lui, les jours pairs, et devient plus autonome
  • Plus de binôme permanent, mais des points de synchro très régulier
  • Participation fructueuse d’un nouveau coach : Raphaël Pierquin
  • Faire attention au checkin, ça permet de se rappeler que certaines personnes ne sont pas forcement toutes présente dans la pièce
  • Une question qui gratte : pourquoi DossierSCO est en dehors d’Open Académie ? Est-ce que c’est mieux ? moins bien ?

Développement

Intraprenariat

  • On a commencé à observer le comportement des béta testeurs
  • Le partage des informations lié à ces comportements ont été partagé sur Slack, c’est peut-être une bonne idée de les consolider ailleurs
  • Préparation de l’OpenLab
  • Cadrage du premier rendez-vous DossierSCO-DGESCO-DNE
  • Traitement des retours utilisatrices et utilisateurs
  • Participation à un évènement avec le DNE et l’académie de Paris
  • Il va falloir relancer l’académie de Nancy

9e Semaine - du 8 au 14 mars

Réunions institutionnelles prometteuses, mais les collèges nous manquent

Vie de l’équipe

  • Frustration de Yannick sur le fait de ne pas trouver d’angle de travail pour dialoguer avec SIECLE.
  • Une piste serait de constituer la liste des hypothèses que l’on fait vis à vis de SIECLE.
  • Beaucoup de travail distribué cette semaine, mais avec un bon rythme malgré tout.
  • Les intrapreneurs ont travaillé pour la première fois en distribué.
  • Le réseau du lab 110Bis était pas top cette semaine.
  • Frustration de Pierre : nous avons moins échangé avec les collèges cette semaine.
  • Frustration de Christophe : nous ne savons pas ce que font les utilisateurs sur l’application (est-ce qu’ils se connectent ? Est-ce qu’ils téléversent les fichiers élèves ?).
  • Faut-il faire une doc ? Peut-être des petites vidéos par Pierre.
  • Les agents admin pourraient arriver sur le tableau de bord de configuration, et les autres sur celui des inscriptions.
  • Nous n’avons toujours pas traité les retours utilisateurs :-(
  • Yannick : « si je me projète sur ce que nous pourrions faire la semaine prochaine, c’est peut-être parce que je ne suis pas satisfait de ce que j’ai produit cette semaine (en faire plus ?) »

Développement

Intraprenariat

  • La discussion sur la poursuite de l’expérimentation avec les collèges parisiens a bien avancé.
  • Nos contact DNE et DGESCO ont pris une dimension opérationnelle au ministère.
  • Les contacts OpenAcademie sur Nancy avancent.
  • Les invitations à l’OpenLab sont parties.
  • Nous avons un début de présentation simple de DossierSCO.

8e Semaine - du 1er au 7 mars

Nos premieres utilisatrices et utilisateurs discutent avec nous

Vie de l’équipe

  • Christophe et Yannick ont un badge pour le lab 110Bis ! Merci Léa !
  • On se sent bien au lab 110 bis, ça se voit au déjeuner :-).
  • On a splitté : binôme développement, binôme intraprenariat; c’était plutôt chouette.
  • Être en deux groupes nous a donné l’impression que nous étions plus ensemble.
  • Cette nouvelle organisation semble nous convenir comme un gant.
  • C’était cool de faire un conseil avec Stéphane.

Développement

Intraprenariat

— ## 7e Semaine - du 15 au 21 février

On avance commercialement, et on prépare l’inscription autonome des établissements

Vie de l’équipe

  • Nous allons communiquer avec les utilisateurs via l’application principalement, en mettant en place, sous peu, un mécanisme d’affichage des dernières modifications
  • C’est la première fois que nous avons un gros bout de code coincé sur une branche
  • Yannick n’est pas à l’aise avec cette situation, on fait du stock
  • Nous avons fait cet ensemble de ticket en sens inverse. Dans l’autre sens nous aurions pu faire les tickets un par un
  • Est-ce qu’on perd des informations à faire notre prise de recul de la façon dont on le fait aujourd’hui ?
  • Nous sommes génés par le manque de feedback utilisateurs. Sont-ils connectés ? Ont-ils des problèmes ?
  • C’est la période de clôture comptable, combinée aux vacances d’hiver, est-ce que ça explique le peu de feedback des agents-utilisateurs ?
  • C’est chouette d’avoir Stéphane qui fait des tests utilisateurs avec le collège de Vergèze.
  • Nous avons besoin de construire une boucle de feedback vis à vis des établissements (où en sont-ils de l’usage de application)
  • Nous avons envie d’essayer de faire une demi-journée (ou deux) par semaine en binômage avec Pierre
  • Nous n’avons jamais été aussi près de tous avoir un badge pour le lab 110 bis ; Merci Léa \o/

Code

Intraprenariat

  • Réunion avec le département de Paris et l’académie de Paris pour de l’intégration de DossierSCO dans leur ENT
  • Début de contact avec l’académie de Nancy-Metz et Lyon
  • Premier contact avec Nicolas Babut
  • Des premiers échanges avec la DNE du primaire
  • Nous avons lu cet article qui promet des échanges intéressants autour des pièces jointes : https://www.unicef.fr/article/l-ecole-pour-chaque-enfant-des-efforts-restent-faire

Semaine du 8 au 14 février

On se dote de moyens pour piloter dossiersco

Vie de l’équipe

  • La Startup ZAM nous présente sa démarche pour construire une roadmap, et ça donne envie.
  • Notre seul environnement est maintenant https://dossiersco.fr :-)
  • Cette semaine on a fait du mobProgramming à distance.
  • Les échanges sans caméra, à propos d’autre chose que le code ne sont pas super fluides (écoute plus difficile ?).
  • Malgré tout, les résultats sont surprenants. Les réserves que nous avions sur le mobProgramming à distance sont levées.
  • Notre stack :
    • appear.in pour le son, et un petit coucou avec caméra (attention à allumer la caméra pour les discussions autre que le code)
    • Visual Studio Code avec le plugin Live Share pour le partage d’éditeur, de terminal et de serveur (qui permet à chaque participant de regarder le résultat dans son navigateur)
  • Mise en place de Drift, impatience de vérifier si ça va aider les utilisatrices et utilisateurs.
  • Revue des milestones et des labels dans github pour piloter au mieux le développement de dossiersco et mesurer notre avancement.

Code

Intraprenariat

  • Contact avec Denecourt
  • Invitations au collège envoyées
  • Invitation au kickoff envoyé
  • Premiers travaux sur une storymap
  • Début d’une roadmap

Semaine du 1er au 7 février

Nous sommes heureux d’avoir ouvert la porte, nous attendons les établissements

Vie de l’équipe

  • On pourrait essayer de faire un autre format, attention à prévoir le temps de le faire.
  • Plutôt que d’utiliser mattermost, on va tenter Drift pour le support utilisateur.
  • Faire avancer la checklist de la bonne communauté https://github.com/betagouv/dossiersco/community en commençant par un template issue.
  • Expliciter le regard du coach cette semaine
  • Changement de posture pour une attention plus forte sur l’opérationnel, pour les échanges politiques, nous allons nous appuyer sur nos alliées.
  • On commence à prendre l’habitude d’écrire un post-it pour organiser les digressions.
  • Pierre utilise le git de keybase pour les notes discrètes
  • On continue à tourner toutes les 25 minutes au clavier, ça apporte du rythme.
  • La priorisation du backlog, pour choisir le travail de la semaine, était tourné uniquement vers les bug
  • Nous avons commencé une carte d’histoire des utilisateurs et utilisatrices du dernier conseil de classe à la constitution des emplois du temps de rentrée. C’est un travail qui nous aidera à :
    • prioriser le backlog
    • faire une roadmap
    • faire des annonces
  • On fait un peu plus équipe avec le lab 110bis, et c’est vraiment chouette.
  • Nous sommes alignés sur le fait de monter rapidement un kickoff
  • Nous sommes en production, d’ailleurs on a décidé de n’avoir qu’un environnement de production (la démo est supprimée) https://dossiersco.beta.gouv.fr.

Le temps n’est pas une variable d’ajustement

Code

Intraprenariat

  • Pierre et Christophe rendent visite au collège Oeben de Paris
  • Pierre a noué des contacts très intéressant avec des académies grace au dispositif mis en place par le lab 110Bis lors de la réunion mensuelle des recteurs.
  • OEBEN, collège testeur 2018, demande à revenir et veut tester une classe. Rdv mardi matin
  • Appeler Paul Le Flem
  • Appeler Jean Bertin

Le service en ligne d’inscription des collégiens qui transforme une campagne de masse en accueil individualisé des familles.

Semaine du 25 au 31 janvier

On maintient la porte entre-fermée aux personnes utilisatrices, et on a hâte de l’ouvrir

Vie de l’équipe

  • Comment faire la rétrospective a distance ?
  • On pourrait essayer de faire un autre format, attention à prévoir le temps de le faire.
  • Manque de confiance dans la robustesse de l’application : ralentissement dans la distribution des accès
  • Impression d’être dans le rush
  • On a re-écrit du code pour s’adapter à rails, et du coup enlevé des tests qui ne fonctionnaient plus, au lieu de les réécrire.
  • Crainte de voir les utilisateurs de l’an dernier découvrir des régressions parce qu’on a pas encore stabilisé suite à la migration
  • On livre sans forcement tester dans le contexte de production (démo compris)
  • On ajoute des définitions de fini (sous forme de note en haut de la colonne done)
  • On a amorcé des discussions sur la bien-traitance des personnes utilisant dossiersco
  • Sentry ne se branche pas sur Slack, à cause du Slack : on pourrait ouvrir un mattermost pour faire les branchements dessus et pourquoi pas faire le support et la formation dessus.
  • On a (enfin) commencé à tourner régulièrement au clavier, juste le dernier du coup, pas grand chose à en apprendre (pour le moment)
  • Les désaccords surgissent, et on arrive très bien s’en servir pour progresser
  • Est-ce que ça ne serais pas intéressant d’utiliser le wiki github pour le journal et d’autres éléments ?
  • Quand on est à Arago, on va aller manger à la cantine (même avec nos plats de dehors)

Code

Intraprenariat

Semaine du 21 au 25 janvier

Les utilisateurs et utilisatrices arrivent

Vie de l’équipe

  • soulagement de commencer à avoir les établissements au téléphone
  • nous avons su évoquer les inquiétudes des uns et des autres et agir en conséquence pour avancer
  • nous vérifions que le rythme court nous permet de résoudre rapidement nos difficultés
  • difficile de trouver le bon moment pour travailler à 4 derrière l’écran
  • nous partageons maintenant le même backlog (code et intraprenariat) pour prioriser nos actions quotidiennement

Incréments code

Incréments humain

  • appel avec l’établissement Jean Texcier (76)
  • appel avec l’établissement Boris Vian (14)
  • appel avec l’établissement La Gariguette (34)
  • appel avec l’établissement Malraux (45)
  • appel avec l’établissement Germinal (62)
  • reconfiguration du conseil des sages
  • intérêt manifesté de la mairie de Paris
  • Pierre fait 4 pitch dans la semaine : Open 110Bis lab, ministre de l’Éducation Nationale Colombienne, standup BetaGouv et Alpha.

Semaine du 14 au 18 janvier

On fait équipe avec des outils communs et les 6e pointent le bout de leur nez

Vie de l’équipe

  • Nous faisons vraiment équipe :
    • nous utilisons tous les mêmes outils (github pour le code et le public, keybase pour le privée et les brouillons/recherche):
    • nous travaillons tous sur le backlog
    • nous mettons au point ensemble la stratégie
  • Le lab 110Bis prends bien soin de nous (espace reservé malgré un évènement, …)
  • Ajout d’un deuxième projet dans github pour faire le suivi de l’acquisition/activation des établissements Participation Établissement.

Points d’améliorations

  • prévoir 60 minutes à la fin de la dernière session pour remplir le journal hebdo
  • améliorer le suivi des prospects

Incréments code

Incréments service

  • amorcer une documentation nos évènements futur : kickoff, conseil des sages, openlab, et bizdev.
  • discuter budget/dépenses et remonter d’informations aux sponsors.
  • reçu deux fichiers affelnet et déterrer un troisième.
  • contact avec la DSI de Paris à propos d’affelnet.
  • ajouter tickets au backlog

Semaine du 7 au 11 janvier

La saison 2 démarre sur les rails (migration de sinatra vers rails)

Vie de l’équipe

Points d’améliorations :

  • utiliser le jeudi fin d’après midi pour faire demo-retro-planning (ce journal a l’air d’un outil pour ça)
  • prévoir 30 minutes à la fin de la dernière session pour remplir le journal hebdo
  • mettre un lien dans l’application vers le journal

Incréments

code :

humain :

  • visibilité sur le protocole de tests à effectuer pour les 20 premiers collèges
  • premier brouillon de mail pour l’embarquement de la communauté